16.10.2019
Mitä yritys hyötyy sihteeristä? Mitä lisäarvoa sihteeri antaa yrityksellesi – 5 vinkkiä, miten hyödyntää sihteeripalveluamme
Sihteeri on ammattinimikkeenä ollut jo useamman vuoden ajan poistuvien ammattien listan kärkipäässä. Viime vuosina on kuitenkin, yksi jos toinenkin henkilö alkanut haikailemaan osaavan sihteerin tai assistentin perään. Oletko miettinyt, paljonko yrityksesi voimavaroja valuu hukkaan säästämisen nimissä? Aikaisemmin sihteeri on ollut yrityksen käyntikortti, asiakkaan ensikontakti yritykseen. Mitä siis saat ostaessasi itsellesi sihteerin?
1. LIIKETOIMINNAN YDIN
Mistä yrityksesi saa liikevaihtonsa? Mihin sinun kannattaa käyttää omaa aikaasi? Paljonko säästät, jos käytät yli puolet työajastasi liiketoimintasi kannalta epäoleelliseen?
Esimerkiksi rakennusyritys saa liikevaihtonsa rakentamisesta, ei papereiden pyörittämisestä. Kuitenkin paperityöt ovat olennainen osa liiketoiminnan sujuvuutta. Kysymys kuuluukin, paljonko paperitöihin kannattaa käyttää aikaa. Aika on rahaa – oletko laskenut paljonko ”väärin” käytetty aika maksaa yrityksellesi?
2. YRITYSKUVA
Onko tärkeä asiakas tulossa valmistelemaan tai viimeistelemään sopimustanne? Haluatko tehdä vaikutuksen tulevaan rahoitus- tai yhteistyökumppaniin? Millaisen mielikuvan haluat antaa itsestäsi yrittäjänä tai johtajana? Millaisen kuvan haluat antaa yrityksestäsi ylipäätään?
Johtaja tai yrittäjä, joka itse tekee kaiken yrityksessään, joutuu palaveria valmistellessaan ja sen aikana keskittymään yritystoimintansa kannalta epäolennaisiin asioihin. Neuvottelukumppani saattaa kokea olevansa jopa sivutuote tai häiriötekijä yritykselle.
Monissa kulttuureissa saatetaan arvottaa johtajan asema sillä, joutuuko hän tekemään kaiken itse vai onko hänellä ”varaa” teettää töitä muilla.
3. LASKUTUS
Meneekö kaikki aikasi oman yrityksesi ydintoiminnan pyörittämiseen? Tuleeko töiden laskuttaminen mieleen vasta, kun yrityksen tili on miinuksella? Osaatko ottaa huomioon maksuajat kassavirtaa seuratessasi?
Raha on tarkoitettu kiertämään. Laskuttamisen tulee tapahtua reaaliaikaisesti, kun työ on suoritettu tai kun sopimuksessa mainittu osa töistä on tehty. Laskuttamisen lisäksi tulee myös valvoa suoritusten saapumista tilille. Lisäksi täytyy miettiä menettelytavat aina ikävien maksumuistutusten ja perintätoimien kanssa.
Reaaliaikainen laskutus ja suoritusten seuranta mahdollistaa ajan tasalla olevan kassavirtaennusteen, jolloin myös investointien teko on helpompaa.
4. HENKILÖKUNTA
Oletko palkkaamassa henkilökuntaa? Mietityttääkö, mitä kaikkea pitää huomioida uuden työsuhteen osalta? Tuntuuko työsopimuksen tekeminen vaikealta? Askarruttaako työehtosopimukset tai työntekijän perehdyttäminen?
Jotta uusi työntekijä tuntee olevansa tervetullut työyhteisöön, on tärkeää, että hänellä on työpiste ja -välineet valmiina heti työsuhteen alkaessa. Samoin työntekijän tiedot tulee ilmoittaa työterveyteen ja palkkahallintoon. Lisäksi hänelle tulee järjestää samat edut kuin muillekin.
Työsuhteen aloittamista ja uuden työntekijän perehdyttämistä työyhteisöön helpottaa, jos työpaikalle on laadittu kirjalliset toimintaohjeet. Näin varmistetaan kaikkien tasapuolinen kohtelu työpaikalla.
5. YRITTÄJÄN VAPAA-AIKA
Joudutko erilaisten toimistorutiinien, laskutuksen ja raportointien ym. takia tinkimään omasta vapaa-ajastasi? Käytätkö illat ja viikonloput paperitöihin? Tuntuuko, ettei aika riitä harrastuksille tai perheelle, sukulaisille? Oletko aina töissä?
Yrittäjäkin tarvitsee vapaa-aikaa jaksaakseen pyörittää omaa yritystään. Sihteeri, joka on tottunut paperitöihin, suoriutuu niistä joutuisammin kuin tottumattomampi. Sihteeri tekee paperityöt sinä aikana, kun sinä teet oman yrityksesi ydinliiketoimintaa. Vapaa-aikasi on siis sitä, mitä sen kuuluukin olla – vapaata aikaa tehdä mitä haluat.
Kirsi Tulkki
Miss Manipenni
kirsi.tulkki(at)jpond.fi