11.12.2019
Onko arkistoinnin pakko viedä aikaa, rahaa ja tilaa – miten varmistat asiakirjojen tietoturvan?

Taloushallintoon liittyvillä tositteilla ja dokumenteilla on pitkät säilytysajat:
- tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjanpito 6 vuotta
- tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpito 10 vuotta
- arvonlisäverolainsäädännön mukaan kiinteistöinvestoinnit 13 vuotta
alkaen sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.
Oletko miettinyt paljonko hyllytilaa paperisen taloushallinon dokumentit vaativat? Ja minkälainen työ on etsiä arkistomapeista halutun tilikauden yksittäinen tosite? Paljonko työaikaa menee niin arkistointiin kuin tositteiden myöhempään etsimiseen?
Sähköinen taloushallinto säilyttää dokumentit palveluntarjoajan palvelimella. Palveluntarjoaja myös varmistaa sähköisen arkiston tietoturvan ja varmuuskopioinnin sekä myös tositteiden turvallisen säilyttämisen tulipalon sattuessa. Lisäksi tositteiden etsiminen sujuu helposti hyödyntäen tietokoneiden hakutoimintoja. Tämä säästää sekä työaikaa että työntekijän hermoja.
Sähköinen taloushallinto ei myöskään ole sidottu tiettyyn toimipisteeseen. Toimintojen siirtäminen paikasta toiseen on helpompaa ja tietoturvallisempaa, kun tärkeät taloushallinnon dokumentit on varastoitu kirjanpito-ohjelman tarjoajan palvelimelle. Muuttolaatikoita ei tarvitse sinetöidä, eikä niiden siirtelyn turvallisuutta valvoa.
Sähköinen taloushallinto – apua yrittäjän arkeen
Kirsi Tulkki
Miss Manipenni
kirsi.tulkki(at)jpond.fi